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Volume 52, numéro 13 | 13 décembre 2016

Actualités UL

Un défi ambitieux relevé avec brio!

L'Université reçoit un prix d'excellence pour la Méthodologie de réalisation d'un projet en ressources informationnelles

Par Yvon Larose

«Les initiatives du Bureau de projets de l’Université Laval ont un objectif commun: toujours offrir un meilleur service aux membres de la communauté universitaire. Pour permettre à ces projets de s’élever, il faut d’abord établir des fondations. C’est ce que nous avons fait en développant la Méthodologie

Le jeudi 1er décembre, au Centre des congrès de Québec, la chargée de projet en ressources informationnelles à la Direction des technologies de l’information (DTI) Pauline Robert a prononcé le discours de remerciement après que l’Université ait reçu le Prix d’excellence 2016 – catégorie Éducation – de l’Institut d’administration publique de Québec pour le projet Méthodologie de réalisation d’un projet en ressources informationnelles. Ce prix s’adresse à tous les groupes de la fonction publique du Québec, dont les établissements du réseau de l’éducation.

«La beauté de ce prix, c’est qu’il reconnaît non seulement le travail exceptionnel et la compétence de nos équipes de la DTI, mais aussi qu’il révèle notre leadership dans la gestion de projet en ressources informationnelles», a indiqué le vice-recteur exécutif et au développement, Éric Bauce.

La DTI compte 250 employés. Elle développe et implante les systèmes d’information du campus dans une quarantaine de projets annuellement. La DTI est aussi responsable de gérer ces systèmes une fois implantés. À l’Université, de nombreux systèmes soutiennent le travail des employés, notamment celui de la gestion des études et celui de la gestion des ressources humaines. La DTI est également responsable de l’environnement numérique d’apprentissage et du nouvel environnement numérique d’études, monPortail.

La Méthodologie a été implantée il y a un an à la DTI et elle est maintenant disponible pour tous les employés de l’Université. Il est prévu de la rendre disponible pour toute la communauté universitaire prochainement. Sa conception a nécessité la collaboration ponctuelle de 70 employés de la DTI en tant qu’experts dans  leur domaine. Cet effort collectif a été fortement soutenu par les membres de la direction de l’Université, dont Dave Fiset, directeur de la gestion du portefeuille et du développement des ressources informationnelles, et René Lacroix, vice-recteur adjoint aux ressources informationnelles et dirigeant principal de l’information, ainsi que par les gestionnaires en ressources informationnelles de l’Université.

Depuis la mise en place de la Méthodologie, le niveau de maturité en réalisation de projet a augmenté de façon significative grâce, entre autres, à des données générées qui sont à la fois plus fiables et uniformes. Malléable et basée sur les meilleures pratiques du marché, la Méthodologie s’adapte à tous les types de projets ainsi qu’à tous les types de solutions en technologies de l’information.

«Ce qu’il y a d’extraordinaire avec cette plateforme – qui vise la qualité, la réduction et l’optimisation des coûts ainsi que le respect des délais de livraison – c’est qu’elle propose une gestion collaborative, qu’elle est évolutive, mais aussi qu’elle demeure adaptable à d’autres projets, telles les infrastructures, précise Éric Bauce. De plus, puisqu’elle a été développée à l’aide de logiciels libres, on peut la rendre disponible à l’ensemble de la société, ce qui concorde d’ailleurs avec notre philosophie de banc d’essai en développement durable, par lequel nous souhaitons exporter nos meilleures pratiques –  dans ce cas-ci, en administration et en gestion de projet – dans la société.»

«Nous n’avons pas senti de résistance chez le personnel de la DTI parce que nous lui proposions une plus grande stabilité, explique Pauline Robert. La Méthodologie vient de l’interne. Elle est basée sur notre expertise maison. Il suffisait de se coordonner. Les gens ont été invités à s’engager sérieusement et nous avons documenté leurs façons de faire. Il était important de se parler et de standardiser les procédures dans le but d’améliorer nos pratiques. Dans le cadre du projet, nous avons formé plus de 200 personnes à l’utilisation de la Méthodologie, des directeurs aux développeurs. »

La Méthodologie tourne définitivement la page sur le passé. Auparavant, les pratiques de réalisation des projets manquaient d’uniformité. Les rôles et responsabilités n’étaient pas toujours clairs. Pour chaque nouveau projet, le choix de bonnes pratiques entraînait des efforts et des coûts importants. Les retours en arrière étaient fréquents pour pallier le manque d’informations.

Le développement du projet s’est fait sur la plateforme collaborative de la DTI. Là se trouve l’aspect novateur de la réalisation de la Méthodologie. «Contrairement aux méthodologies toutes faites que l’on trouve sur le marché, la nôtre est hébergée par notre wiki, souligne Pauline Robert. Nos employés se servent tout le temps de cette plateforme qui offre des possibilités d’amélioration continue, des interfaces et fonctionnalités proches de celles du Web et une navigation simple. Les utilisateurs de la Méthodologie peuvent donc la bonifier au besoin, faire de la recherche et créer des fichiers. Ils peuvent aussi suggérer des améliorations et des ajouts. Le wiki est très facile à utiliser.»

L’Université prévoit partager la Méthodologie avec d’autres organisations publiques puisqu’elle prend en compte, notamment, les contraintes reliées à la reddition de comptes et à la planification annuelle.

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Une grande partie de l'équipe de la DTI ayant réalisé le projet Méthodologie. On reconnaît, tenant le Prix d'excellence, la chargée de projet Pauline Robert et le directeur de la DTI, Michel Thibault. Le vice-recteur adjoint aux systèmes d'information, René Lacroix, et le vice-recteur exécutif et au développement, Éric Bauce, se trouvent respectivement à droite et derrière le directeur de la TDI. Enfin, le directeur de la gestion du portefeuille et du développement des ressources informationnelles à la DTI, Dave Fiset, est à droite sur la photo.

Photo: Marc Robitaille

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