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Volume 53, numéro 28 | 31 mai 2018

Actualités UL

Gestion documentaire 2.0

Peu à peu, une plateforme de gestion intégrée des documents administratifs numériques s'implante dans les unités du campus

Par Yvon Larose

La Division de la gestion des documents administratifs et des archives (DGDAA), de concert avec la Direction des technologies de l’information, mène depuis quelques années un ambitieux projet axé sur la gestion intégrée des documents administratifs, en format papier et en format numérique, le projet GID. Cette plateforme fonctionne sur le logiciel libre Constellio. Elle est maintenant implantée dans trois unités administratives et dans deux facultés. Ce sont, d’une part, la DGDAA, le Bureau du secrétaire général et le Service de placement et, d’autre part, la Faculté de médecine, principalement pour le volet Résident de médecine, et la Faculté des études supérieures et postdoctorales. Les résultats de ces projets-pilotes étant concluants, la DGDAA s’attaque maintenant aux vice-rectorats ainsi qu’à la Faculté des lettres et des sciences humaines.

«Le projet GID est un très grand projet institutionnel d’infrastructure, affirme la directrice de la DGDAA, Carole Saulnier. La secrétaire générale, Monique Richer, en est la promotrice. La GID découle d’un constat alarmant: de plus en plus, les unités administratives font part de leurs craintes de perdre des documents administratifs importants parce qu’il n’existe plus, en fait, de dossiers papier. Les gens ne savent plus quoi faire, par exemple, avec un numéro de série pour une garantie envoyée par courriel. Avant, on disait: « Imprimez le courriel et mettez-le dans le dossier ». Aujourd’hui, il n’y a plus de dossiers papier.»

La plateforme GID gère les documents et les dossiers durant tout leur cycle de vie, de leur création ou leur réception jusqu’à leur élimination ou leur conservation. Elle facilite la recherche et le partage des documents ainsi que le repérage de la bonne information. Elle augmente l’efficacité en minimisant la masse de documents et leur manipulation. Enfin, elle protège d’une destruction malveillante ou accidentelle. La GID gère aussi les documents en format papier. Ceux-ci sont stockés, comme documents semi-actifs, dans un entrepôt au PEPS. On en compte plus de 18 000.

«La masse documentaire numérique est conservée à l’intérieur d’une voûte virtuelle, indique Carole Saulnier. Cette voûte est constituée de deux séries de serveurs miroirs situés à deux endroits différents du campus. Si un ordinateur tombe en panne, l’ordinateur miroir du second système prend aussitôt la relève.»

La voûte de documents dits «institutionnels» contient actuellement plus de 75 000 dossiers numériques, dont près de 54 000 sont actifs. Elle contient également plus de 367 000 documents numériques individuels. Les utilisateurs ayant accès à des dossiers sont plus de 175. Les dossiers sont classés par grandes séries. Au nombre de 12, ces catégories comprennent notamment l’administration, les ressources humaines, les ressources financières, les ressources informationnelles et documentaires, et l’enseignement. Les dossiers sont classés dans l’une ou l’autre des quelque 250 sous-catégories. Parmi elles, mentionnons les évaluations administratives et audits, les conventions collectives et règlements de travail, le suivi budgétaire des unités, les prêts entre bibliothèques et les plans de cours.

La voûte fonctionne à partir d’un plan de classification et d’un calendrier de conservation. «Le calendrier est basé sur la valeur administrative, légale ou historique d’un document, poursuit Carole Saulnier. Seuls 5% à 10% des documents numériques ont une valeur administrative pérenne, ou à très long terme. Les dossiers des professeurs sont pérennes. Ils ont un caractère spécial, car les professeurs, entre autres, ont façonné l’histoire de l’Université. Quant au dossier étudiant, toutes les pièces nécessaires à l’attestation d’une diplomation sont également conservées de manière pérenne.»

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La plateforme GID gère documents et dossiers durant tout leur cycle de vie. Elle facilite la recherche et le partage des documents, ainsi que le repérage de la bonne information.

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